Verhoogde efficiëntie en beter inzicht door digitale printoplossing
Hun expertise in complexe situaties, grondige kennis van de logistieke sector en ruime ervaring met geautomatiseerde printprocessen maken van SELAS de uitgelezen partner voor DHL Global Forwarding. Geen wonder dus dat de logistieke reus een beroep deed op deze technologiespeler uit Antwerpen om hun verouderd printsysteem een digitale upgrade te geven.
DHL is vandaag ’s werelds grootste logistieke bedrijf met uitzonderlijke expertise in expresdiensten, lucht- en zeevracht, wegtransport, logistieke oplossingen en internationale postdiensten. Een team van 380.000 professionals garandeert elke dag een snelle, betrouwbare dienstverlening in meer dan 220 landen en regio’s wereldwijd.
Een duur en verouderd systeem
Officiële documenten beheren en uitprinten is dagelijkse kost bij DHL. Tot 2004 gebruikte het logistieke bedrijf, onderdeel van Deutsche Post DHL Group, een verouderd, manueel systeem op basis van een individuele IPC-box per printer.
Elk IPC-box werd apart onderhouden, gemonitord en geprogrammeerd, wat de totale beheerkosten de lucht injoeg. Bovendien ontbrak het DHL aan gecentraliseerde data en heldere rapportering. Het afhandelen van documenten verliep dan ook traag en inefficiënt.
Nood aan digitale verjonging
Het systeem moderniseren was een prioriteit: DHL wilde efficiënter aan de slag, met geoptimaliseerde processen aan een lagere kostprijs. Hiervoor zochten ze een oplossing die documenten digitaal verstuurde en bewaarde.
De uitdaging was niet gering: hoe ontwikkel je 1 centraal managementsysteem dat
- 3.500 gebruikers aankan
- alle legale documenten print en beheert
- tot wel 30.000 geprinte documenten per uur verwerkt
- actief is op 600 printers in 13 landen
- en dat je binnen afzienbare tijd moet opleveren?
SELAS-framework
Fase 1: Managementmodule in DHL Management Console
Door deze module beheert DHL alle data die nodig is om een document te printen, zoals het merk en type van de printer, de verschillende soorten documenten en hun specifieke kenmerken. Deze flexibele oplossing laat DHL toe voortdurend af te stemmen op veranderende noden van de markt.
Fase 2: File Messaging Center
DHL stuurt documenten naar klanten en internationale medewerkers via een geautomatiseerde workflow, zonder manuele tussenkomst. Het File Messaging Center gebruikt regels die het documenttype en het aantal documenten bepalen. Deze documenten worden als pdf per e-mail verstuurd.
Fase 3: Information Management System (IMS)
Door het IMS kan DHL op verzoek documenten printen, downloaden en versturen. Daarnaast maakt en gebruikt DHL klantoverzichten op basis van alle data van alle documenten, ongeacht de complexiteit.
Snel, eenvoudig en economisch
Vandaag is elk vervoersdocument – of het nu om vracht, vliegtuig of boot gaat – centraal beschikbaar. DHL heeft dus een goed overzicht over hun data, wat de efficiëntie en de veiligheid ten goede komt. Het verhoogt tegelijk ook hun inzichten in het hele logistieke proces en laat hen toe innovatieve trajecten op te starten met hun klanten.
- DHL slaat alle essentiële informatie centraal en digitaal op. Zo heeft het bedrijf steeds zicht op wie wat deed, wanneer en hoe. Deze digitale database is het belangrijkste element in het dagelijks beheer.
- DHL beheert centraal alle applicaties en gebruikers op een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en flexibele manier.
- Door de digitale documenten verbetert DHL continu de workflows. Waar mogelijk worden documenten per e-mail gedeeld. Opvolgingsprocessen, zoals een ontvangstbevestiging, zijn ook geautomatiseerd.
- Het uitschakelen van de IPC-box, het verminderen van de papierstroom en het implementeren van digitale processen vertalen zich in een enorme besparing voor DHL. Alleen al in Duitsland bespaart DHL 50.000 euro per jaar op de aankoop van papier.
- DHL beschikt nu over een schaalbaar, modulair systeem dat steeds klaar is voor nieuwe applicaties en verdere procesverbeteringen. Uiteraard met de hulp van Roots Software.
Het SELAS-team vertaalt moeiteloos onze langetermijndoelen in een digitale oplossing. Fantastisch resultaat.
Gert Van Daele, Business Process and Organization Europe
DHL Global Forwarding
