Van een losse overdracht naar gecontroleerde klantonboarding
Voor:
- verspreide intake
- losse opvolging
- trage start
Na:
- één onboardingflow
- automatische taakverdeling
- sneller operationeel gestart
Een nieuwe klant binnenhalen geeft energie. Maar de echte test begint daarna: krijgt die klant meteen de juiste info, toegang, planning en opvolging?
Na de handtekening moet er veel tegelijk gebeuren. Sales moet de juiste projectinfo overdragen. Operations moet weten wat beloofd is. Finance heeft facturatiegegevens nodig. IT moet toegang, systemen of koppelingen klaarzetten. Compliance wil documenten en goedkeuringen op orde.
Bij kmo’s kan inefficiëntie oplopen tot 26% van de werktijd, goed voor 76 werkdagen per medewerker per jaar!
Voor:
Als die onboarding verspreid loopt over je CRM, mail, Teams, Excel, SharePoint en losse notities, ontbreken er al snel notities, contracten of eigenaars. De klant moet opnieuw dezelfde informatie delen. De kick-off schuift op. Taken blijven liggen. Intern is het bovendien niet duidelijk wie de eigenaar is van de volgende stap.
Met SELAFlow brengt SELAS je klantonboarding samen in één centrale onboardingflow. Taken worden automatisch toegewezen, documenten blijven gekoppeld aan de juiste stap en managers zien waar werk loopt, vastzit of aandacht vraagt.
Je ziet wie aan zet is, wat de volgende stap is en welke informatie wanneer nodig is.
Situatie
Een bedrijf haalt een nieuwe klant binnen. De deal is rond, maar intern moet de onboarding nog correct worden opgezet.
Concreet moet er duidelijkheid komen over:
- welke scope, afspraken en verwachtingen sales heeft vastgelegd
- welke intakegegevens, documenten en goedkeuringen nog ontbreken
- wie het interne aanspreekpunt en de eigenaar van de onboarding is
- welke taken bij sales, operations, finance, IT en compliance liggen
- wanneer kickoff, setup, training of eerste oplevering gepland wordt
- welke bewijsvoering nodig is voor ISO-, NIS2-, GDPR- of klantdocumentatie
Onboarding valt of staat met overdracht. Als klantcontext, scope of input nergens centraal zichtbaar is, start het project met vertraging nog voor het echt begonnen is. … En weg is je eerste indruk.
Gevolg
Zonder centrale flow en duidelijke afspraken blijft de klant zweven tussen verschillende betrokkenen en stappen.
Dat zorgt voor herkenbare problemen:
- salescontext blijft hangen in CRM, mails of meetingnotities
- operations mist doelen, verwachtingen of succescriteria
- de klant moet dezelfde informatie opnieuw aanleveren
- kickoff, setup of training wordt te laat ingepland
- facturatiegegevens, contracten of goedkeuringen ontbreken
- taken blijven open omdat niemand duidelijk eigenaar is
- management ziet pas laat dat de onboarding vertraging oploopt
Het gevolg: teams moeten achter ontbrekende info aan, klanten krijgen extra vragen en de eerste concrete oplevering schuift op. Zo start de samenwerking met vertraging in plaats van vertrouwen.
Oplossing
SELAFlow maakt van klantonboarding één centrale flow bovenop de systemen die teams vandaag al gebruiken. CRM, Teams, SharePoint, ERP en andere tools blijven staan. SELAFlow maakt zichtbaar welke informatie ontbreekt, wie aan zet is en wat nodig is om de klant correct op te starten: intake, kickoff, toegang, documenten en opvolging.
Zonder centrale flow:
- Klantdoelen blijven hangen in salesnotities
- De klant moet dezelfde informatie opnieuw doorgeven
- Kick-off of training wordt pas laat gepland
- Teams weten niet wie eigenaar is van setup, toegang of opvolging
- Niemand ziet wanneer de klant klaar is voor de eerste oplevering
Met SELAFlow:
- Doelen, afspraken en succescriteria worden overgedragen aan de juiste teams
- Intakegegevens en ontbrekende documenten zijn centraal zichtbaar
- De volgende stap staat automatisch klaar zodra de vorige afgerond is
- Elke taak krijgt een eigenaar, deadline en context
- Management ziet waar onboarding vertraagt en wat nodig is om door te gaan
AI ondersteunt waar het waarde toevoegt: klantafspraken samenvatten, ontbrekende input signaleren, risico’s sneller zichtbaar maken en volgende acties voorstellen.
Van 9–12 weken met losse opvolging naar 6–7 weken. Van de eerste keer juist.
How we make work flow
SELAS vertrekt vanuit jullie werking. Niet vanuit een standaardproces op papier, maar vanuit hoe klantonboarding vandaag echt loopt.
Samen met de medewerkers die het werk uitvoeren, brengen we elke stap in kaart: van intake en salesoverdracht tot kick-off, toegang, documenten, goedkeuringen en opvolging. Zo wordt duidelijk wie welke informatie nodig heeft, waar overdracht vandaag spaak loopt en welke stappen nodig zijn om een klant correct op te starten.
Daarna vertaalt SELAS die werking naar een herbruikbare SELAFlow-template. Die template vormt de centrale flow voor elke nieuwe onboarding, met ruimte voor variaties per klant, project of type dienstverlening.
Onze aanpak:
- we brengen de huidige onboardingflow samen met de betrokken teams in kaart
- we leggen vast welke intake, scope, documenten en goedkeuringen nodig zijn
- we zetten taken, eigenaars, deadlines en afhankelijkheden om naar één duidelijke flow
- we koppelen documenten automatisch aan de juiste stap in SharePoint
- we bouwen alerts en logging in voor vertragingen, beslissingen en risico’s
- waar relevant zetten we AI Integrations in voor samenvattingen, signalen en volgende acties
Zo verdwijnt klantonboarding uit mailboxen, losse notities en statusmeetings. Het proces wordt zichtbaar, herhaalbaar, schaalbaar en beter te sturen.
Medewerkers behouden vrijheid. Managers houden overzicht.
